«La reglamentación de la Archivística se generó en Cali hace 29 años», si bien es cierto que antes del «1er Encuentro Iberoamericano de Directores de Archivos de la Administración Pública y Privada» que se llevó a cabo del 21 al 25 de Julio de 1986, evento que se celebró dentro del marco de la efeméride de los 450 años de Cali, ya existían leyes para la conservación de los archivos antes y después de la Constitución de 1887; estos no se constituían como parte fundamental del patrimonio cultural de la Nación.
«El daño ambiental en el mundo será irreversible si no actuamos ahora»
La legislación en materia Archivística asegura el fácil acceso de la ciudadanía a los actos de gobierno y les permite enterarse de las razones políticas, jurídicas y administrativas.
(Anónimo)
José Douglas Lasso
(Archivista y Conservacionista)
Primicia Diario
Quizá suene presumida esta afirmación histórica: «La reglamentación de la Archivística se generó en Cali hace 29 años», si bien es cierto que antes del «1er Encuentro Iberoamericano de Directores de Archivos de la Administración Pública y Privada» que se llevó a cabo del 21 al 25 de Julio de 1986, evento que se celebró dentro del marco de la efeméride de los 450 años de Cali, ya existían leyes para la conservación de los archivos antes y después de la Constitución de 1887; estos no se constituían como parte fundamental del patrimonio cultural de la Nación. Fue en ese evento internacional donde se plantearon los argumentos sobre los valores culturales y cognitivos de los archivos para la investigación histórica, jurídica y administrativa, conclusiones que se presentaron posteriormente al entonces presidente de la república, Virgilio Barco, quien dio un giro para la creación del Archivo General de la Nación.La comunicación se basó en lo publicado en la Revista ARCHIBLIOS No. 0 -año 1 – Mayo 1986 y titulado:
«Criterios Básicos para la Estructuración de una Ley de Archivos»
«El mundo contemporáneo en razón de su dinámica de la multiplicidad que genera una producción cada vez más abundante de documentos y ante la problemática de archivos desorganizados, mutilados en su función formativa que en las oficinas privadas y en los organismos gubernamentales, engendró agudos desordenes funcionales concretizados en trámites administrativos burocráticos, pérdidas de tiempo con mayores gastos por material de oficina y locales inútiles e inadecuados, trabajo suplementario para la localización o la reconstrucción de expedientes indispensables, extraviados o perdidos. Cuando uno hace un examen analítico de la situación de nuestros archivos, sentimos el peso de nuestras limitaciones y sobre todo del grado de negligencia de nuestros directivos en el orden privado y estatal.
En razón de estos planteamientos es urgente y necesario colocar un dique a este absurdo discurrir de los archivos que se encuentran huérfanos de un ordenamiento legal que los defienda de manos abusivas y de actitudes negligentes. Estoy seguro que mientras no exista una Ley seria que obligue a una organización tener vigilancia y control de los archivos elevándolos a la categoría de patrimonio nacional en lo que respecta a las entidades estatales; y en cuanto a particulares sus archivos contengan un interés público y social, continuará la depredación humana y biológica consumiendo parte sustancial de nuestra historia al destruirse irreparablemente los fondos de archivo que contienen nuestra propia identidad.
Ante esta posibilidad me permito presentar unos criterios básicos que sirvan de marco para la estructuración de una ley de Archivos, que detenga la pérdida y deterioro que está terminando con nuestro Patrimonio Documental.
Ordenación preliminar: Definición y caracterización de un archivo administrativo en las entidades públicas, partiendo de la Administración Central, Departamental, Municipal, Entidades Descentralizadas además las Delegaciones del estado en el extranjero y cuantos de la naturaleza, se declaren de interés nacional o local para el estudio y conocimiento de la Historia y la Cultura Patria, incluidos los archivos de las entidades privadas y particulares, pero de interés público.
Definición del concepto y clasificación de los archivos: Naturaleza de los documentos y división de los archivos en históricos y administrativos por su importancia, antigüedad, calidad, número y variedad, entidades o individuos que los posean.
Clasificación particular: Que los archivos administrativos de organismos del Estado, cuyos fondos los requieran, tengan una sección histórica y se disponga si deberán ser públicos o reservados, lo cual deberá ser determinado por la entidad que lo posean.
Organización y organismos rectores: Determinará a través de quien o quienes serán los organismos rectores para la promoción y protección legal de las disposiciones y la divulgación de los intereses histórico-culturales, documentales y bibliográficos de la nación.
Disposiciones generales para el cuerpo de ayuda: Quienes serán los organismos asesores, técnicos, consultores o colaboradores de la entidad regente y su integración dentro de los planes de desarrollo realizado a nivel regional o nacional.
Personal técnico para el manejo y dirección de los archivos del estado y de las entidades privadas: Que calificación profesional obligatoria deberá tener el personal que sirve en los archivos en general.
Los medios que se utilizarán para su conservación: La Preservación, la Restauración, la Encuadernación, la microfilmación y Computarización; los dos últimos como medios tecnológicos de gran ayuda y las disposiciones legales para su aplicación.
La creación futura de un archivo central de microfilm: Centro nacional de Microfilm en el cual se conservan y custodiarán los negativos y originales de las reproducciones de nuestro Patrimonio Documental, Bibliográfico y Arqueológico de Colombia; no solo para su mayor seguridad, sino para facilitar por este medio su consulta fuera de las localidades donde se depositan los fondos».
El evento contó en su momento con la cálida acogida de los archivistas de Colombia e Iberoamérica y una seria motivación por la comunidad internacional que tiene que ver con estas lides, como lo es el Consejo internacional de Archivos, la Asociación Latinoamericana de Archivos ALA, y la división del Programa General de Información, PGI, de la Unesco, principalmente.
También se contó con el apoyo incondicional del entonces señor Presidente de la República de Colombia, Belisario Betancur, quien confió plenamente en el evento y antes de finalizar su mandato dejó las herramientas legales para proseguir por la defensa del patrimonio documental gráfico y escrito, los archivos. Además para ese momento colaboraron Carvajal S.A. e hizo presencia el Banco de la República, Colciencias, Colcultura, Ministerio de Educación, Gobernación del Valle, Alcaldía de Cali, Secretaría de Informática de la Presidencia de la República, Subsecretaría de organismos y Conferencias Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores y la Universidad del Valle. A nivel Internacional participó el Centro de Recursos Documentales e Informática de la OEI quien hizo la difusión del evento a través de su medio periodístico de información educativa, así mismo colaboraron instituciones españolas, en especial la Comunidad de Andalucía, entre otras de iberoamericana y Asia: Perú, Argentina, Chile, Ecuador, Paraguay, Panamá, Costa Rica, Guatemala, El Salvador, Venezuela y el Director del Archivo General de la China,. Feng Zizhi.
Por otra parte, fueron invitadas especiales las distinguidas tratadistas de la Escuela de Archivística de Madrid, Doctora Vicenta Cortés Alonso (Archivos) y la Doctora Antonia Heredia, además de la doctora Myriam de Arteni, Jefe de Conservación de Obras de Arte en General de la Biblioteca Pública de Nueva York. De Colombia León Jaime Zapata, Alberto Sandoval Aguayo, Mariaela Alvares, entre otros distinguidos archivistas colombianos.
ENCUENTRO
El «1er Encuentro Iberoamericano de Directores de Archivos de la Administración Pública y Privada» tuvo como objetivo articular y concertar acciones conjuntas que permitieran fortalecer en todo el país, el interés por la conservación integral de los archivos como parte inalienable del patrimonio cultural de la Nación reposado en los fondos de documentos de archivo.
Estos argumentos que presentamos en representación de «Archiblios» y que tuve el honor de firmar conjuntamente con Gustavo Ruiz Montoya, a la Constituyente de 1991, que con considerable acogida tuvo por parte de Álvaro Gómez Hurtado, y que hoy se precisan en los artículos 8, 71,72,73,74, de la Constitución Política de Colombia 1991. Nueve años después se promulgó la Ley 594 del 2000 (Ley de Archivos) por la cual se reglamentó la tenencia de los archivos que al leerla, nos deja la complacencia y el espíritu de los requerimientos de nuestra brega y comunicaciones a través de «Archiblios» y nuestro eslogan: «Los Archivos Constituyen Patrimonio Nacional».
«El mundo contemporáneo en razón de su dinámica de la multiplicidad que genera una producción cada vez más abundante de documentos y ante la problemática de archivos desorganizados, mutilados en su función formativa que en las oficinas privadas y en los organismos gubernamentales, engendró agudos desordenes funcionales».
«Los Archivos Constituyen Patrimonio Nacional». 
El presidente Belisario Betancur, siempre apoyó el estudio y trabajo para que el país pueda contar con una buena memoria a través de los archivos.
Álvaro Gómez Hurtado, un estadista que siempre apoyó la labor de los archivistas.